Vous pouvez réaliser des ventes et pourtant manquer d’argent au moment de payer une facture. C’est l’un des paradoxes les plus frustrants de la gestion d’entreprise : le chiffre d’affaires n’est pas la trésorerie.
Un tableau de trésorerie sur Excel répond à une question simple : combien d’argent est réellement disponible, et combien devrait-il en rester après les prochains paiements ? Voici une méthode accessible à une TPE, une boutique ou un indépendant.
Comprendre trois notions avant de commencer
Encaissement : l’argent effectivement reçu
Une vente réglée en espèces ou sur un compte bancaire est un encaissement. Une facture de 200 000 FCFA envoyée mais non payée n’en est pas un. La différence compte lorsque les échéances approchent.
Décaissement : l’argent effectivement sorti
Loyer, fournisseur, carburant, salaire versé, frais bancaires : notez les sorties quand elles ont lieu. Identifiez également les dépenses engagées qui seront payées plus tard, mais dans votre prévisionnel, pas dans le réalisé.
Solde : ce qu’il reste
Solde final = solde initial + encaissements – décaissements. Si votre solde initial est de 300 000 FCFA, que vous encaissez 450 000 FCFA et payez 520 000 FCFA, le solde final est de 230 000 FCFA.
Étape 1 — Préparer la feuille « Transactions »
Créez les colonnes suivantes : Date, Référence, Libellé, Catégorie, Sens (entrée/sortie), Montant, Moyen de paiement, Statut, Justificatif.
Utilisez des valeurs positives pour le montant et une colonne « sens » séparée. Cela réduit les confusions entre signe négatif, sortie et annulation.
- Date : 05/11 · Opération : Vente client A · Sens : Entrée · Montant : 250 000 · Statut : Réglé
- Date : 06/11 · Opération : Fournisseur B · Sens : Sortie · Montant : 120 000 · Statut : Réglé
- Date : 10/11 · Opération : Client C · Sens : Entrée · Montant : 180 000 · Statut : Prévu
- Date : 12/11 · Opération : Loyer · Sens : Sortie · Montant : 90 000 · Statut : Prévu
Ce tableau est un exemple pédagogique, non un relevé d’entreprise.
Étape 2 — Séparer les flux réalisés et prévus
Ne mélangez pas une promesse de paiement et de l’argent disponible. Utilisez le statut « Réglé » pour le réalisé et « Prévu » pour le prévisionnel. Vous pourrez alors suivre deux soldes :
- Solde constaté : uniquement les opérations effectivement réglées.
- Solde prévisionnel : solde constaté, plus les entrées attendues, moins les sorties planifiées.
Dans Excel, les fonctions de somme conditionnelle peuvent calculer les totaux par statut et catégorie. Si vous utilisez Excel en français, la fonction SOMME.SI.ENS est utile ; les noms et séparateurs peuvent varier selon la langue et la configuration du logiciel.
Étape 3 — Voir les semaines à risque
Classez les paiements prévus par date. Demandez-vous : « Si le client paie cinq jours plus tard, serai-je encore capable de régler le loyer ? » Construisez un scénario prudent en retardant certaines entrées incertaines.
Exemple : solde actuel 230 000 FCFA ; paiement fournisseur de 160 000 FCFA demain ; loyer de 100 000 FCFA trois jours après ; client attendu à 200 000 FCFA. Si le client tarde, votre solde passe temporairement à –30 000 FCFA. Voilà une alerte à traiter avant l’échéance.
Étape 4 — Lire trois indicateurs seulement
Pour commencer, affichez :
- Solde disponible aujourd’hui : argent accessible, après vérification des comptes.
- Décaissements à sept ou trente jours : paiements planifiés à honorer.
- Solde minimum prévisionnel : point le plus bas de la période étudiée.
Ces trois chiffres sont souvent plus utiles qu’un tableau de bord chargé de quinze graphiques.
Étape 5 — Instaurer une routine fiable
Quotidiennement, cinq minutes
Ajoutez les opérations du jour, attachez ou classez les justificatifs, et vérifiez qu’aucun paiement n’est compté deux fois.
Chaque semaine, quinze minutes
Comparez le tableau aux relevés bancaires, espèces et Mobile Money. Identifiez les encaissements retardés et les paiements qui arrivent.
Chaque mois
Analysez les catégories responsables des sorties et ajustez les prévisions. Une trésorerie suivie mais jamais rapprochée peut donner une fausse impression de sécurité.
Les erreurs qui faussent votre tableau
- Enregistrer une facture impayée comme argent encaissé.
- Oublier les frais bancaires et les commissions de paiement.
- Compter une même opération à la fois dans les mouvements et les prévisions.
- Oublier les remboursements, avances et transferts entre comptes.
- Confondre le solde de trésorerie avec le résultat comptable.
Un tableau de trésorerie n’annonce pas l’avenir : il aide à préparer des décisions avant que le manque de liquidités ne devienne urgent.
Utiliser un modèle plutôt que repartir de zéro
Le Pack Excel Gestion Pro 20-en-1 comprend un fichier de trésorerie quotidienne et un journal recettes/dépenses. Les montants et la devise d’affichage peuvent être adaptés dans les paramètres ; changer l’étiquette monétaire ne convertit pas les montants automatiquement.
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Questions fréquentes
Faut-il tout enregistrer même les petites dépenses ?
Oui, dans la mesure du possible : les petites sorties répétées expliquent parfois une partie importante des écarts constatés.
Peut-on gérer plusieurs comptes ?
Oui, avec une colonne « compte » et des soldes séparés. Les transferts internes doivent être identifiés pour éviter de gonfler artificiellement les encaissements et décaissements consolidés.
