Un fournisseur promet une livraison mardi. Elle arrive vendredi, un article manque, et le montant de la facture ne correspond pas à la commande. Sans registre clair, les échanges deviennent vite difficiles à reconstituer.
Un suivi des fournisseurs et achats sur Excel permet de garder une trace des engagements, d’anticiper les ruptures et de mieux négocier. Il ne nécessite pas forcément un système complexe : deux bases bien tenues suffisent pour démarrer.
1. Distinguer le répertoire fournisseurs du journal des commandes
Le répertoire fournisseurs comporte une ligne par partenaire : identifiant, nom, contact professionnel, produits ou services, devise, conditions de paiement, délai habituel, personne responsable et notes.
Le journal de commandes comporte une ligne par commande ou ligne de commande selon le niveau de détail choisi. Les champs indispensables sont numéro, date, fournisseur, référence article, quantité, prix unitaire, montant, livraison prévue, livraison réelle, quantité reçue et statut.
Reliez les deux tableaux par un identifiant fournisseur stable plutôt que par un nom saisi différemment à chaque fois.
2. Formaliser le cycle d’achat
- Le besoin est exprimé : article, quantité, date souhaitée et responsable.
- Le prix et les conditions sont confirmés.
- La commande est validée et numérotée.
- La livraison est contrôlée : quantité, qualité, date.
- La facture est rapprochée de la commande et de la réception.
- Le règlement est suivi séparément jusqu’à sa réalisation.
Chaque étape doit conserver une preuve simple, même s’il s’agit d’un courrier électronique professionnel ou d’un bon signé. Ce fonctionnement limite les discussions sur ce qui a réellement été convenu.
3. Suivre les livraisons partielles et les retards
Exemple : 100 unités commandées pour le 10 octobre ; 60 arrivent le 10 et 40 le 14. Ne marquez pas la commande « livrée intégralement » dès la première réception. Conservez les deux mouvements et affichez 40 unités restant à recevoir jusqu’à la deuxième livraison.
Les statuts pratiques sont : commandée, partiellement reçue, reçue, en litige et annulée. Une commande peut être partiellement livrée et déjà facturée ; le suivi des paiements ne doit donc pas dépendre uniquement du statut logistique.
4. Choisir trois indicateurs d’achat
Taux de livraison à temps
Nombre de commandes intégralement reçues à la date prévue ÷ nombre de commandes arrivées à échéance et évaluables × 100. Définissez précisément votre règle pour les livraisons partielles.
Montant d’achat par fournisseur
Somme des commandes ou factures sur la période. Précisez la base retenue pour ne pas comparer des factures payées avec des commandes non encore exécutées.
Taux de conformité à réception
Nombre de réceptions sans anomalie ÷ nombre de réceptions contrôlées × 100. Cet indicateur permet de distinguer un prix attractif d’un fournisseur réellement fiable.
Par exemple, si 18 des 20 réceptions contrôlées sont conformes, le taux de conformité atteint 90 %. Il est ensuite intéressant de regarder la gravité des deux anomalies restantes.
5. Une revue fournisseurs en fin de mois
Filtrez les commandes en retard, vérifiez les litiges, additionnez les engagements à payer et repérez les fournisseurs dont les retards sont récurrents. Préparez une courte discussion avec les partenaires concernés : problème rencontré, solution proposée, prochaine date de contrôle.
Un achat moins cher n’est pas une économie si sa mauvaise qualité ou son retard bloque ensuite les ventes.
Quels outils utiliser dans Doudeji Business Suite ?
La version Essentiel du Pack Excel Gestion Pro 20-en-1 contient une base des fournisseurs et un outil d’entrées et sorties de stock. Ils constituent un point de départ pour structurer vos partenaires et vos mouvements. Le workflow complet de bons de commande, réceptions partielles et rapprochement des factures présenté ici est une méthode complémentaire à configurer selon votre organisation.
Questions fréquentes
Un fournisseur peut-il apparaître plusieurs fois ?
Dans la base principale, privilégiez un identifiant unique. Ses commandes, elles, peuvent naturellement être nombreuses.
Comment suivre un achat en devise étrangère ?
Enregistrez la devise d’origine et, si nécessaire, la contre-valeur calculée avec un taux daté et documenté.
Quand quitter Excel pour un logiciel achats ?
Lorsque les validations multi-personnes, l’intégration comptable ou les volumes rendent les opérations manuelles risquées ou trop chronophages.
