Vous devez envoyer votre CV à une entreprise anglophone, demander des informations à un fournisseur ou écrire à un responsable qui ne parle pas français. Vous ouvrez votre boîte mail, mais vous ne savez pas comment commencer. Faut-il écrire Hello ou Dear Sir ? Comment formuler votre demande sans paraître trop direct ? Et quelle formule utiliser pour terminer ?
Un email professionnel en anglais n’a pas besoin d’être compliqué. Il doit surtout être clair, bien organisé et adapté à la personne qui le reçoit. Avec quelques expressions utiles et une structure simple, vous pouvez rédiger des messages efficaces dans de nombreuses situations.
Pourquoi le ton d’un email professionnel est-il important ?
Un email destiné à un recruteur, à un client ou à un responsable ne se rédige pas comme un message envoyé à un ami. Le choix des mots, la formule d’ouverture et la manière de présenter votre demande contribuent à donner une impression de sérieux.
Avant de commencer, identifiez votre destinataire et votre objectif. Vous ne vous adresserez pas nécessairement de la même manière à un directeur que vous contactez pour la première fois et à un collègue avec lequel vous échangez quotidiennement.
- Choisir un objet précis et une formule d’ouverture adaptée
L’objet (Subject) permet au destinataire de comprendre immédiatement le sujet de votre message. Évitez les formulations trop vagues comme Hello, Important ou Question.
Préférez des objets précis :
Job Application – Sales Assistant : Candidature au poste d’assistant commercial.
Request for Information : Demande d’informations.
Meeting Confirmation – 5 November : Confirmation de réunion du 5 novembre.
Invoice No. 025 – October 2026 : Facture n° 025 – octobre 2026.
Après l’objet, choisissez une formule d’ouverture adaptée à votre relation avec le destinataire.
Dear Mr Johnson, : Cher Monsieur Johnson.
Dear Ms Smith, : Chère Madame Smith.
Dear Hiring Manager, : Madame, Monsieur, à l’attention du responsable du recrutement.
Dear Sir or Madam, : Madame, Monsieur, lorsque vous ne connaissez pas l’identité du destinataire.
Hello David, : Bonjour David, pour un échange professionnel moins formel.
Dans un premier contact officiel, privilégiez une formule respectueuse. Si vous connaissez déjà votre interlocuteur et que vos échanges sont plus détendus, Hello ou Hi peuvent convenir.
- Présenter clairement la raison de votre message
Après la formule d’ouverture, expliquez rapidement pourquoi vous écrivez. Il n’est pas nécessaire de multiplier les phrases d’introduction.
Voici quelques expressions utiles :
I am writing to apply for the position of… : Je vous écris pour postuler au poste de…
I am writing to request some information about… : Je vous écris pour demander des informations concernant…
I am contacting you regarding… : Je vous contacte au sujet de…
I am writing to confirm our meeting. : Je vous écris pour confirmer notre réunion.
I would like to express my interest in… : Je souhaiterais exprimer mon intérêt pour…
Par exemple, si vous souhaitez obtenir des renseignements sur une formation, vous pouvez écrire :
I am writing to request more information about your English training programme.
Je vous écris pour obtenir davantage d’informations sur votre programme de formation en anglais.
- Formuler sa demande avec politesse
En anglais professionnel, une demande trop directe peut parfois donner une impression de brusquerie. Il est préférable d’utiliser des expressions qui montrent de la courtoisie.
Could you please send me the document? : Pourriez-vous m’envoyer le document, s’il vous plaît ?
Would it be possible to schedule a meeting? : Serait-il possible de programmer une réunion ?
I would appreciate it if you could reply by Friday. : Je vous serais reconnaissant de bien vouloir répondre avant vendredi.
Could you please provide further details? : Pourriez-vous fournir davantage de précisions ?
Ces expressions sont particulièrement utiles lorsque vous contactez une entreprise, un responsable administratif, un recruteur ou un partenaire commercial.
- Savoir joindre un document et terminer son email
Lorsque vous envoyez un CV, une facture, un rapport ou tout autre fichier, indiquez clairement sa présence dans votre message.
Please find attached my CV. : Veuillez trouver mon CV en pièce jointe.
I have attached the requested document. : J’ai joint le document demandé.
Please find attached the invoice for your reference. : Veuillez trouver la facture en pièce jointe pour votre référence.
Avant d’envoyer le message, vérifiez que le fichier est effectivement attaché.
Pour terminer, choisissez une formule de clôture adaptée :
Best regards, : Cordialement.
Kind regards, : Bien cordialement.
Yours sincerely, : Veuillez agréer mes salutations distinguées (dans une correspondance formelle adressée à une personne dont vous connaissez le nom).
Thank you for your time and consideration. : Merci pour votre temps et votre attention.
I look forward to your response. : Dans l’attente de votre réponse.
Ajoutez ensuite votre prénom et votre nom. Dans un contexte professionnel, vous pouvez également indiquer votre fonction, votre entreprise et vos coordonnées.
- Exemple complet : envoyer une candidature par email
Imaginez que vous venez de trouver une offre d’emploi pour un poste d’assistant commercial. Vous souhaitez transmettre votre CV et votre lettre de motivation au recruteur.
Subject: Application for the Position of Sales Assistant
Dear Hiring Manager,
I am writing to apply for the position of Sales Assistant advertised on your website.
I recently graduated in Business Administration and have developed communication and customer service skills through my previous experience.
Please find attached my CV and cover letter for your consideration.
Thank you for your time. I look forward to hearing from you.
Best regards,
Daniel Mensah
Traduction française :
Objet : Candidature au poste d’assistant commercial
Madame, Monsieur,
Je vous écris pour postuler au poste d’assistant commercial publié sur votre site internet.
Je suis récemment diplômé en administration des affaires et j’ai développé des compétences en communication et en service à la clientèle grâce à mes expériences précédentes.
Veuillez trouver ci-joints mon CV et ma lettre de motivation pour examen.
Je vous remercie pour votre attention et reste dans l’attente de votre réponse.
Cordialement,
Daniel Mensah
- Les erreurs à éviter avant d’envoyer un email
Un message professionnel peut perdre en crédibilité à cause de détails faciles à corriger.
Évitez les abréviations comme u à la place de you ou thx à la place de thanks. Elles conviennent davantage aux échanges informels.
Ne rédigez pas un email entièrement en majuscules et évitez les phrases interminables. Allez directement à l’essentiel et séparez les idées en paragraphes courts.
Ne confondez pas non plus Best regards et Best wishes dans tous les contextes. Le choix de la formule dépend de la relation avec le destinataire et du degré de formalité attendu.
Enfin, relisez votre message avant de l’envoyer : vérifiez l’adresse du destinataire, l’objet, les pièces jointes, les noms propres et les éventuelles fautes.
Aller plus loin dans la communication professionnelle en anglais
Savoir rédiger un email est une compétence parmi plusieurs autres nécessaires dans le monde du travail. Il faut également pouvoir participer à une réunion, répondre à un client, présenter une idée ou échanger avec un collègue anglophone.
Le English Mastery Pack de Doudeji Store propose notamment le guide English At Work, consacré à différentes situations de communication professionnelle, ainsi que English For Every Career, qui présente du vocabulaire et des expressions liés à plusieurs secteurs d’activité. Ces ressources peuvent vous aider à élargir votre pratique au-delà de la rédaction des emails.
Questions fréquentes
Comment commencer un email professionnel en anglais ?
Si vous connaissez le nom du destinataire, vous pouvez écrire Dear Mr Johnson ou Dear Ms Smith. Si vous ne connaissez pas son identité, Dear Sir or Madam ou Dear Hiring Manager peuvent convenir selon la situation.
Comment dire « veuillez trouver ci-joint » en anglais ?
La formule courante est Please find attached…. Par exemple : Please find attached my CV signifie « Veuillez trouver mon CV en pièce jointe ».
Quelle est la différence entre Best regards et Kind regards ?
Les deux formules sont professionnelles et proches. Kind regards peut exprimer une cordialité légèrement plus chaleureuse, tandis que Best regards reste une formule neutre et largement utilisée.
Un email professionnel doit-il être long ?
Non. Il doit contenir les informations nécessaires, sans répétitions ni détails inutiles. Un message court, bien organisé et précis est généralement plus efficace.
Peut-on utiliser Hello au lieu de Dear ?
Oui, notamment avec un interlocuteur que vous connaissez déjà ou dans une entreprise où les échanges sont moins formels. Pour une première prise de contact officielle, Dear reste généralement un choix prudent.
